Khi tuần của bạn đã đầy ắp, hai cuốn sách này thường được đặt cạnh nhau: Essentialism của Greg McKeown và Four Thousand Weeks của Oliver Burkeman. Câu trả lời ngắn gọn là thế này. Essentialism hữu ích như một lăng kính để xem xét lại các cam kết và chọn những đóng góp thực sự quan trọng. Four Thousand Weeks giúp bạn đối diện với việc một số khả năng có ý nghĩa sẽ vẫn chưa được thực hiện, dù bạn chọn thế nào. Hai cuốn chồng lấn nhiều hơn vẻ ngoài của tựa đề. Essentialism cũng bác bỏ ý tưởng cố làm mọi thứ.
Điểm gặp nhau của hai cuốn sách
Theo trang giới thiệu sách trên website của tác giả, Essentialism xoay quanh việc khám phá và đánh giá các lựa chọn, loại bỏ những điều không thiết yếu, rồi thực hiện với trọng tâm là đóng góp có ý nghĩa. Phần xem trước chương đầu nêu một ý đơn giản hơn: nhiều lựa chọn hấp dẫn vượt quá nguồn lực hiện có, nên việc lựa chọn đồng nghĩa với việc chấp nhận những đánh đổi thực sự, chứ không phải tìm cách nhét mọi thứ vào.
Theo trang giới thiệu của Oliver Burkeman, Four Thousand Weeks nói về việc chấp nhận thời gian hữu hạn và khả năng kiểm soát có giới hạn. Hành động có ý nghĩa vẫn có thể tiến lên mà không cần làm hết mọi việc, cũng không cần chờ mọi bất định biến mất. Bài luận đồng hành của tác giả liên hệ việc chấp nhận quỹ thời gian có hạn với việc chọn những hành động thực sự khả thi.
Đặt cạnh nhau, khác biệt nằm ở cách mỗi cuốn đối xử với cảm giác khó chịu khi phải buông bỏ. Essentialism thúc bạn xem xét kỹ các cam kết và mạnh dạn cắt giảm. Four Thousand Weeks mời bạn làm hòa với sự thật rằng dù cắt giảm đến đâu, vẫn có những điều tốt đẹp bị bỏ lại. Hai cách này không loại trừ nhau. Người xem xét cam kết vẫn phải chấp nhận phần còn lại, và người chấp nhận giới hạn vẫn cần một tiêu chí để quyết định giới hạn nào cần giữ.
Nếu chưa biết nên bắt đầu từ đâu, bài viết của chúng tôi về cách chọn sách năng suất theo vấn đề bạn đang gặp là điểm khởi đầu hợp lý. Muốn xem một ví dụ cụ thể về đặt ưu tiên theo tuần, hãy đọc cách đặt ưu tiên hằng tuần bằng ba khung sách. Tóm tắt từng cuốn có tại trang Essentialism và Four Thousand Weeks.
Một tuần quá tải mang tính giả định
Phần sau là một tình huống giả định, dùng để minh họa. Đây không phải câu chuyện có thật về một người cụ thể, cũng không phải phép đo kết quả. Hãy hình dung một độc giả hư cấu của FiveMinRead tên Mei. Sau công việc, việc nhà và thời gian nghỉ ngơi, tuần này Mei thực sự chỉ còn 6 giờ tự quyết.
Mei muốn làm ba việc. Cô muốn soạn bản nháp hồ sơ xin việc trong 4 giờ, tham gia một nhóm đọc sách trong 2 giờ, và giúp một người bạn chuyển nhà trong 3 giờ. Tổng cộng là 9 giờ. Cả ba đều đáng làm, nên vấn đề không nằm ở chỗ có việc vặt nào cần bỏ. Vấn đề là Mei thiếu 3 giờ.
Điều phức tạp hơn là hai trong số đó đã thành cam kết. Mei đã hứa giúp bạn vào thứ Bảy trong 3 giờ, và cô đã nhận hoàn thành bản nháp hồ sơ 4 giờ trước thứ Hai. Nhóm đọc sách thì chưa cam kết. Riêng các cam kết đã có đã là 7 giờ, nhiều hơn 6 giờ hiện có. Chỉ từ chối nhóm đọc sách thì chưa đủ.
Nếu dùng lăng kính của Essentialism, trước khi nhận một cam kết mới, Mei có thể hỏi: việc này tạo ra đóng góp thực tế nào, hạn chót thật sự là khi nào, có ai khác giúp được không, và phạm vi đã hứa cụ thể đến đâu. Những câu hỏi này cho thấy bản nháp hồ sơ vẫn còn chỗ để thu hẹp.
Thương lượng lại phạm vi
Ở đây, hai lăng kính được dùng theo thứ tự. Trước hết, Mei đặt các câu hỏi của Essentialism: bản nháp đóng góp gì, hạn chót thật là khi nào, ai có thể hỗ trợ, và chính xác cô đã hứa những gì. Câu trả lời cho thấy bản nháp hồ sơ là cam kết có khả năng thay đổi phạm vi nhất. Cô có thể đưa ra phiên bản tối thiểu: một nghiên cứu tình huống thay vì hai bản được trau chuốt. Với bản nháp 3 giờ và phần giúp bạn 3 giờ, tổng cộng là 6 giờ. Vừa khít, không còn giờ dư.
Phương án này chỉ hiệu quả khi người nhận chấp nhận thu hẹp phạm vi. Nếu nhà tuyển dụng cần hai nghiên cứu tình huống, bản nháp 3 giờ sẽ không đáp ứng được nhu cầu. Khi đó, cách trung thực là trao đổi về thời hạn, hoặc tìm thêm người hỗ trợ với sự đồng thuận của các bên liên quan. Mei không nên âm thầm sửa lời hứa rồi hy vọng mọi thứ vẫn ổn.
Cũng cần lưu ý rằng kế hoạch này không hứa điều gì quá mức. Nó không đảm bảo cắt giảm được lượng thời gian cụ thể nào, và không tạo ra một giờ rảnh miễn phí. Điều nó làm là khiến sự đánh đổi trở nên rõ ràng. Nhóm đọc sách được hoãn chứ không bị hủy, và bản nháp nhỏ hơn so với mong muốn ban đầu của Mei.
Khi mất mát là có thật
Nhóm đọc sách là phần khó nhất. Mei vẫn thực sự muốn tham gia, và việc bỏ qua tuần này không khiến nó mất giá trị. Góc nhìn của Four Thousand Weeks giúp ích ở đây. Nó yêu cầu Mei gọi đúng tên sự mất mát thay vì làm như không có, và báo trước cho nhóm đọc sách rằng cô sẽ vắng mặt, để sự vắng mặt không bị phát hiện muộn.
Kế hoạch cũng không hứa rằng tuần sau sẽ vừa vặn. Mei đặt một buổi xem lại vào thứ Hai. Buổi xem lại này giữ cho lựa chọn luôn hiển thị và tạo một điểm mốc, chứ không phải một món nợ phải trả bù. Việc giúp bạn chuyển nhà là một phần của mối quan hệ, không phải sự xao nhãng, và kế hoạch đối xử với nó đúng như vậy.
Hai nhánh kịch bản cho thấy vì sao kế hoạch phải luôn mở. Giả sử việc chuyển nhà kéo dài 4 giờ. Tổng số sẽ thành 7 giờ, nên Mei cần xem lại phạm vi hoặc hạn chót đã nhận, hoặc tìm thêm người giúp với sự đồng thuận, thay vì âm thầm lấy đi thời gian nghỉ của mình. Ở nhánh thứ hai, Mei hoàn thành bản nháp 3 giờ nhưng tiếc vì đã lỡ buổi đọc sách. Sự tiếc nuối đó không chứng minh kế hoạch thất bại. Nó là cái giá của một cơ hội quý giá. Nhận ra cái giá ấy khác với việc thêm việc vào để chứng minh lựa chọn là đúng.
Sự phân biệt này quan trọng. Quá tải thực tế thường cần thay đổi từ bên ngoài, như thương lượng, phân công hoặc phối hợp. Cảm giác khó chịu trước một mất mát không thể tránh thì cần một cách phản ứng khác. Một số nghĩa vụ trong công việc, chăm sóc người thân hay việc nhà mang tính bắt buộc, không thể xếp vào loại không thiết yếu chỉ vì chúng nặng nề. Những nghĩa vụ như vậy thường cần phối hợp và hỗ trợ, chứ không phải tự trách.
Chọn lăng kính nào trước
Hai cuốn sách này không phải nghiên cứu so sánh kết quả, và không có bằng chứng nào ở đây cho thấy cuốn nào chắc chắn tốt hơn với mọi người. Câu hỏi hữu ích hơn là bạn đang gặp vấn đề gì. Hãy bắt đầu với Essentialism nếu cam kết cứ tự đến, bạn thường đồng ý theo phản xạ, và chưa xem xét cái giá của từng lần đồng ý. Hãy bắt đầu với Four Thousand Weeks nếu bạn vốn có thể quyết định, nhưng cứ chờ một lịch trình hoàn hảo rồi mới cam kết. Nếu cả hai đều đúng, hãy dùng cả hai lăng kính rồi đưa ra một quyết định cụ thể.
Khi đã xác định được vấn đề, hãy điền một phiếu quyết định đơn giản cho một tuần:
- số giờ thực sự còn lại sau công việc, việc nhà và nghỉ ngơi;
- các cam kết và hạn chót hiện có, kèm ngày cụ thể;
- những lựa chọn thay thế mong muốn, kèm ước lượng số giờ;
- lựa chọn đầu tiên với phạm vi thu hẹp mà bạn sẵn sàng nhận;
- những việc còn dang dở, và ai sẽ được báo;
- điều kiện để thương lượng lại, và ngày xem lại.
Hãy kết thúc bài tập bằng hai dòng cụ thể: một cam kết thật sự bạn sẽ giữ, và một lời từ chối trung thực cần nói trong tuần này. Nếu muốn một ví dụ chi tiết hơn về ưu tiên hằng tuần, bạn có thể xem lại cách đặt ưu tiên hằng tuần.
