Để xác định ưu tiên trong tuần, hãy tính quỹ thời gian thực tế, chọn kết quả phù hợp rồi thống nhất việc cần hoãn. Sau đó, chọn một hoạt động trọng tâm khả thi cho từng ngày. Danh sách việc dài chưa cho biết bạn giữ được những cam kết nào.
Ba ý tưởng dùng để lập kế hoạch
Greg McKeown trình bày trong Essentialism cách chọn điều quan trọng, bỏ việc không cần và giúp việc thực hiện dễ hơn. Jake Knapp và John Zeratsky dùng Make Time để chọn một điểm nhấn theo sự cấp bách, hài lòng hoặc niềm vui. Cal Newport đề xuất trong Slow Productivity làm ít việc hơn, theo nhịp tự nhiên và chú trọng chất lượng.
Kế hoạch dưới đây do FiveMinRead tổng hợp, không phải hệ thống chính thức chung của các tác giả. Các con số và giới hạn số dự án là giả định cho ví dụ, không phải quy định từ sách hay bằng chứng về hiệu quả.
Ví dụ giả định: quỹ thời gian của An
FiveMinRead xây dựng An và tuần làm việc giả định sau để minh họa phép tính.
Nhân vật giả định tên An có tuần làm việc 35 giờ. Trong đó, 14 giờ đã được cam kết cho các cuộc họp, hỗ trợ và hành chính; 4 giờ được dự phòng cho các gián đoạn có thể xảy ra. Như vậy, An còn lại 17 giờ cho các dự án chuyên sâu. An có ba dự án tiềm năng cần hoàn thành: soạn đề xuất cho khách hàng (ước tính 9 giờ), xây dựng checklist hướng dẫn nhân sự mới (6 giờ), và thiết kế lại bảng điều khiển không bắt buộc (8 giờ). Tổng thời gian yêu cầu là 23 giờ, vượt quỹ thời gian dự án 17 giờ tới 6 giờ. Tất cả con số là giả định để minh họa phép tính, không phải định mức nên áp dụng cho mọi người. Các hoạt động di chuyển, gia đình và nghỉ ngơi nằm ngoài quỹ thời gian làm việc này; kế hoạch không tự lấy thêm giờ từ những hoạt động đó.
Để lựa chọn ưu tiên, An thấy rằng bản đề xuất cần nộp vào thứ Sáu và đồng nghiệp cần checklist hướng dẫn vào thứ Tư. Việc thiết kế lại bảng điều khiển có thể hoãn lại sau khi thương lượng với các bên liên quan. An chọn thực hiện bản đề xuất (9 giờ) và checklist hướng dẫn (6 giờ), tổng cộng là 15 giờ. Như vậy, An còn dư 2 giờ trống trong số 17 giờ làm dự án, hoàn toàn độc lập với 4 giờ dự phòng gián đoạn. Trong thực tế, không phải ai cũng có thể hủy họp hoặc từ chối cấp trên, nhưng việc làm rõ sự đánh đổi này giúp các bên thấy việc nào cần đổi phạm vi hoặc thời hạn.
Giới hạn khối lượng công việc và phân bổ lịch trình cụ thể
Giới hạn hai dự án trong ví dụ là cách FiveMinRead áp dụng ý tưởng làm ít việc hơn; Newport không quy định con số này. Ở đây, chúng ta giới hạn các dự án chủ động ở hai kết quả đã chọn. Các công việc hỗ trợ và hành chính vẫn chiếm 14 giờ; bạn không nên coi mỗi email phát sinh là một dự án thứ ba. Nếu bạn đang chờ phản hồi từ người khác, hãy xác định rõ người chịu trách nhiệm và ngày kiểm tra tiếp theo, thay vì coi thời gian chờ đợi đó là thời gian tập trung có thể sử dụng được.
Dưới đây là cách phân bổ cụ thể 15 giờ làm dự án trong tuần của An:
- Thứ Hai: 2 giờ làm checklist hướng dẫn + 1 giờ làm đề xuất.
- Thứ Ba: 3 giờ làm checklist hướng dẫn.
- Thứ Tư: 1 giờ làm checklist hướng dẫn + 2 giờ làm đề xuất.
- Thứ Năm: 4 giờ làm đề xuất.
- Thứ Sáu: 2 giờ làm đề xuất.
Lịch trình này chỉ dành cho thời gian dự án, được sắp xếp linh hoạt xung quanh 14 giờ họp hành cố định, 4 giờ dự phòng và 2 giờ chưa phân bổ. Cách tiếp cận này tránh việc lập kế hoạch cứng nhắc cả ngày hoặc áp dụng các con số một cách máy móc.
Chọn điểm nhấn hàng ngày và xử lý thay đổi
Trong lịch mẫu, mỗi ngày có một điểm nhấn, còn những nghĩa vụ khác vẫn được thực hiện. Ví dụ, Điểm nhấn thứ Hai của An có thể là hoàn thiện phần xử lý ngoại lệ của checklist hướng dẫn, với tiêu chí hoàn thành rõ ràng là bao gồm hai trường hợp phổ biến và một mục ghi người phụ trách bước tiếp theo. Thứ Tư có thể là bàn giao checklist hướng dẫn. Thứ Sáu có thể là một điểm nhấn cá nhân ngoài công việc như một bữa tối vui vẻ với bạn bè. Chọn khoảng thời gian phù hợp với lịch thực tế; điểm nhấn không thay thế những nghĩa vụ khác trong ngày.
Giả sử giữa tuần xuất hiện yêu cầu bắt buộc mới, ước tính mất 3 giờ. Khoảng thời gian 2 giờ chưa phân bổ là không đủ, và 4 giờ dự phòng không thể tùy tiện sử dụng nếu các gián đoạn thực tế đã tiêu tốn hết. Việc thiết kế bảng điều khiển đã được hoãn, nên hoãn nó thêm lần nữa không tạo ra giờ trống. Lúc này, bạn cần đánh giá lại quỹ thời gian thực tế. Nếu có 2 giờ trống cộng với 1 giờ từ quỹ dự phòng chưa dùng, bạn có thể nhận việc. Nếu không, bạn phải chủ động giảm bớt phạm vi công việc hoặc thương lượng lại thời hạn thay vì âm thầm hy sinh giấc ngủ của mình. Bạn có thể sử dụng mẫu đối thoại sau: "Yêu cầu này cần 3 giờ, trong khi tôi còn 2 giờ chưa phân bổ. Mình có thể giảm phạm vi, chuyển một phần cho người khác hoặc điều chỉnh hạn nộp đề xuất không?"
Nhật ký đánh giá cuối tuần và biểu mẫu lập kế hoạch
Một nhật ký đánh giá tối giản vào cuối tuần sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ thực tế thay vì đánh giá dựa trên cảm tính hay điểm số năng suất mơ hồ. Hãy ghi lại: kết quả mong đợi, số giờ thực tế đã dành cho dự án, minh chứng của sự tiến bộ, rào cản gặp phải, quyết định tiếp theo, và các hạng mục đã hoãn kèm ngày xem xét lại với các bên liên quan.
Hai dòng nhật ký giả định cần hai cách xử lý khác nhau. Nếu checklist mất 7 giờ thay vì 6 vì phải giải thích thêm tình huống ngoại lệ, hãy ghi phần việc tăng lên và xem lại ước tính. Nếu đề xuất bị chặn vì thiếu số liệu từ khách hàng, hãy ghi người cần cung cấp và ngày hỏi lại. Ngồi viết lâu hơn không thay thế được dữ liệu còn thiếu. Đây là tình huống để kiểm tra, không phải kết quả đã xảy ra với An.
Lịch mẫu cũng chưa thay thế lịch làm việc thực tế. Chỉ đặt ba giờ dự án vào thứ Hai nếu các cuộc họp và ca hỗ trợ hôm đó cho phép. Với người ít quyền quyết định, nghĩa vụ chăm sóc hoặc nhu cầu hỗ trợ tiếp cận, cần trao đổi về phạm vi, người phụ trách và thời hạn. Đừng tự cắt việc hỗ trợ bắt buộc hoặc giờ nghỉ để làm phép tính trông đẹp hơn.
Dùng biểu mẫu năm dòng sau để ghi kế hoạch của bạn:
- Cam kết cố định: [Số giờ] | Quỹ thời gian dự án còn lại: [Số giờ]
- Kết quả lựa chọn: [Tên dự án] | Tiêu chí hoàn thành: [Mô tả] | Ước tính: [Số giờ]
- Hạng mục hoãn lại: [Tên việc] | Người liên quan thương lượng: [Tên] | Ngày xem xét lại: [Ngày]
- Điểm nhấn hàng ngày: [Hoạt động] | Khung giờ khả thi: [Thời gian]
- Khi có yêu cầu mới phát sinh: Sự đánh đổi nào cần được thống nhất ngay lập tức?
Để tìm hiểu thêm về cách lựa chọn các phương pháp quản lý công việc phù hợp với từng vấn đề cụ thể của bạn, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi về các cuốn sách về năng suất đáng đọc nhất. Hãy bắt đầu tuần mới bằng cách viết ra một sự đánh đổi có thể thương lượng ngay hôm nay.
