Nếu nhiệm vụ khó đang thiếu khoảng tập trung, hãy bắt đầu với Deep Work. Nếu chưa rõ cách dùng công nghệ cá nhân có phục vụ điều mình coi trọng hay không, hãy bắt đầu với Digital Minimalism. Đây là gợi ý chọn điểm bắt đầu của FiveMinRead; hai cách tiếp cận có phần giao nhau, không buộc bạn chỉ chọn một.
Những đề xuất của Cal Newport
Newport gọi Deep Work là làm việc không xao nhãng với nhiệm vụ đòi hỏi tư duy; sách còn bàn cách rèn khả năng tập trung. Bài viết của tác giả.
Bài viết ban đầu về Digital Minimalism chọn cách dùng công nghệ liên lạc theo giá trị cá nhân, không loại bỏ mọi công nghệ. Bài viết của tác giả.
Ông cho rằng nói một công cụ có giá trị vẫn quá mơ hồ nếu chưa rõ điều mình coi trọng. Bài viết của tác giả.
Hướng dẫn làm việc của ông đề xuất chuẩn bị trình tự bắt đầu và xác định kết quả có ý nghĩa. Bài viết của tác giả.
Ông lưu ý không cần duy trì mức tập trung cao nhất liên tục nhiều giờ; cách nghỉ cũng cần được cân nhắc. Bài viết của tác giả.
Đây là so sánh có phạm vi hẹp dựa trên bài viết của tác giả, không phải tóm tắt toàn bộ hai sách hay nghiên cứu so hiệu quả.
Tình huống giả định của FiveMinRead
FiveMinRead viết tình huống giả định này cùng các kế hoạch và nhật ký bên dưới. Đây không phải chuyện của Newport, quy trình đã kiểm nghiệm hay kết quả thực tế. Linh là một nhân viên văn phòng. Linh cần soạn thảo một bản đề xuất quan trọng cho dự án mới của công ty. Tuy nhiên, cô liên tục bị cuốn vào việc lướt các bảng tin mạng xã hội cá nhân, ngay cả trong giờ làm việc lẫn buổi tối khi cô muốn dành thời gian trò chuyện với bạn bè. Trong khi đó, Linh vẫn phải duy trì kết nối với nhóm làm việc qua tin nhắn nội bộ và giữ liên lạc với gia đình.
Thử một phiên làm việc
Linh chọn một đoạn so sánh hai phương án theo một tiêu chí cụ thể. Cô chuẩn bị tài liệu và trao đổi với nhóm về cách nhận tin khẩn cấp.
Linh thực hiện các bước sau:
- Xác định một đầu ra cụ thể cho phiên làm việc: Viết một đoạn so sánh hai phương án theo tiêu chí chi phí, thay vì chỉ đặt mục tiêu chung chung là "làm việc trong 2 tiếng".
- Thu thập sẵn tài liệu cần thiết trước khi bắt đầu để tránh việc phải tìm kiếm giữa chừng và dễ bị xao nhãng.
- Thỏa thuận với đồng nghiệp về một khoảng thời gian ngắn cô sẽ không phản hồi tin nhắn không khẩn cấp, nhưng vẫn để chuông điện thoại cho các trường hợp khẩn cấp thực sự.
Khi kết thúc phiên làm việc, kết quả được đánh giá bằng một bản thảo có thể kiểm tra được hoặc một câu hỏi cụ thể cần giải quyết tiếp theo, chứ không tính bằng việc đồng hồ đếm ngược đã chạy hết giờ.
Áp dụng Digital Minimalism vào đời sống cá nhân của Linh
Đối với thói quen sử dụng mạng xã hội vào buổi tối, Linh không nhất thiết phải xóa mọi ứng dụng hay cắt đứt liên lạc. Cô cần xác định mục đích cá nhân của mình: duy trì kết nối với gia đình và cập nhật tin tức hữu ích.
- Linh giữ lại ứng dụng nhắn tin trực tiếp để trò chuyện với gia đình.
- Thay vì lướt bảng tin vô định để đọc tin tức, cô lưu một bài đã chọn để đọc vào buổi tối, không cần thêm ứng dụng mới.
- Thiết lập ranh giới rõ ràng: đọc bài đã chọn mà không mở bảng tin gợi ý, đồng thời giữ đường nhận tin từ gia đình.
Mục tiêu ở đây là bảo vệ thời gian cho các hoạt động có giá trị thực sự, không coi mọi hoạt động sử dụng màn hình đều là xấu hay bắt buộc mọi thời gian rảnh rỗi đều phải tạo ra năng suất.
Sự tương hỗ và giới hạn của hai phương pháp
Một chiếc điện thoại trống rỗng không có ứng dụng giải trí không thể giúp bạn tự động giải quyết một bài toán hóc búa trong công việc. Ngược lại, một lịch trình làm việc sâu nghiêm ngặt vào ban ngày không thể quyết định cách bạn ứng xử với các thiết bị công nghệ vào ban đêm. Cả hai có thể dẫn đến việc thay đổi thói quen số. Bạn có thể thử một thay đổi trước, tùy điểm nghẽn đang gặp.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần nhìn nhận các giới hạn thực tế. Một số vị trí công việc đòi hỏi sự phản hồi liên tục, hoặc các nghĩa vụ chăm sóc gia đình yêu cầu bạn phải luôn trực tuyến. Việc áp dụng các phương pháp này không thể giải quyết triệt để các vấn đề gốc rễ như tình trạng thiếu nhân sự hay thời hạn hoàn thành công việc không khả thi từ phía quản lý.
Các công cụ số còn có thể cần thiết cho khả năng tiếp cận và chăm sóc người thân. Nếu gặp khó khăn nghiêm trọng, hãy tìm hỗ trợ phù hợp. Một kế hoạch năng suất không thay thế việc đó.
Nhật ký tự theo dõi và điều chỉnh
Để tìm ra điểm nghẽn của bản thân, FiveMinRead đề xuất ghi lại mục đích ban đầu, công cụ bắt buộc, cách dùng tùy chọn, nguồn gián đoạn, việc thực sự diễn ra và một thay đổi cho lần sau. Đây là cách quan sát, không phải phép đo hiệu quả của hai tác giả. Các tình huống dưới đây đều giả định:
- Tình huống 1: Tài liệu đã mở nhưng tiêu chí công việc chưa rõ ràng. Giải pháp: Dừng lại để làm rõ câu hỏi cần giải quyết trước khi tiếp tục cố gắng tập trung.
- Tình huống 2: Tin nhắn khẩn cấp từ nhóm làm việc liên tục xuất hiện. Giải pháp: Thảo luận lại với nhóm về quy trình phân công và trực tin nhắn, tránh tự đổ lỗi cho khả năng tập trung của bản thân.
- Tình huống 3: Vô thức mở bảng tin khi đang làm việc. Giải pháp: Kiểm tra đường mở bảng tin; đóng thẻ không cần hoặc dùng cửa sổ riêng cho tài liệu, nhưng giữ liên lạc bắt buộc.
- Tình huống 4: Cuộc gọi từ gia đình kéo dài hơn dự kiến. Cần kiểm tra: Cuộc gọi có phục vụ mối quan hệ bạn muốn duy trì không? Số phút dùng điện thoại không đủ trả lời câu hỏi này.
Đọc một dòng ghi chép của Linh
Giả sử Linh ghi rằng tài liệu đã mở, nhưng chưa biết nên so giá mua ban đầu hay tổng chi phí sử dụng. Đây vẫn là dòng nhật ký giả định. Kéo dài phiên làm việc không tự chọn được tiêu chí. Cô có thể hỏi người giao việc hoặc ghi rõ giả định đang dùng, rồi mới so hai phương án theo cùng một tiêu chí. Một câu hỏi còn mở cần được giữ như câu hỏi, không đổi tên thành đề xuất hoàn chỉnh.
Nếu Linh đã chọn tiêu chí mà tin nhắn khẩn cấp lại đến, ghi chép cần nêu điều đó. Lần thử bị gián đoạn bởi trách nhiệm thật, chưa cho biết cô sẽ làm được gì trong điều kiện có người phụ trách liên lạc. Cô có thể trao đổi về một cơ hội khác, không cần thay đồng thời cả tài liệu, ứng dụng và cách ghi chép.
Nếu xóa ứng dụng khiến đường nhận tin bắt buộc biến mất, hãy khôi phục đường đó trước, rồi kiểm tra những lựa chọn thông báo thực sự có sẵn. Không phải ứng dụng nào cũng tách được mọi loại tin. Ghi lại một điều chỉnh khả thi cho lần thử tiếp theo.
Hành động tiếp theo của bạn
Thay vì cố gắng thay đổi toàn bộ lối sống ngay lập tức, hãy bắt đầu bằng một hành động nhỏ và cụ thể trong ngày hôm nay. Bạn có thể chọn giải quyết một đầu việc cụ thể bằng phương pháp Deep Work hoặc thiết lập một ranh giới sử dụng ứng dụng cá nhân vào buổi tối. Để có thêm góc nhìn về cách lựa chọn phương pháp phù hợp với từng vấn đề cụ thể, bạn có thể tham khảo thêm bài viết về cách chọn sách năng suất theo vấn đề bạn gặp phải.
