Essentialism: Theo đuổi có kỷ luật sự tối giản

Làm ít hơn nhưng tốt hơn là một kỷ luật

Phần lớn những người bận rộn không thiếu nỗ lực. Điều họ thiếu là câu trả lời rõ ràng cho việc nỗ lực đó nên dành cho đâu. Trong Essentialism, Greg McKeown lập luận rằng làm ít hơn nhưng tốt hơn không phải là khẩu hiệu về việc sống chậm lại. Đó là một kỷ luật: một cách lặp lại được để quyết định điều thực sự cần thiết và buông bỏ những gì không phải.

Ý tưởng trung tâm rất dễ phát biểu nhưng khó thực hành. Mỗi tuần đều có yêu cầu, cuộc họp, công việc và ý tưởng mới, và cái nào cũng có vẻ quan trọng. Khi mọi thứ đều trông quan trọng, con người trải sự chú ý mỏng ra, mặc định nhận lời và rơi vào tình trạng bận rộn mà không hiệu quả. Cuốn sách coi đây là vấn đề của việc lựa chọn, chứ không chỉ là vấn đề quản lý thời gian.

Sự phân biệt này quan trọng. Quản lý thời gian hỏi làm sao để nhét được nhiều việc hơn vào một ngày. Tinh thần tối giản hỏi liệu việc nào xứng đáng có chỗ trong ngày hay không. Cách tiếp cận của McKeown bắt đầu từ chính sự lựa chọn, rồi xem phần còn lại của công việc là chuỗi quyết định tiếp theo, phụ thuộc vào việc lựa chọn đầu tiên được thực hiện đúng.

Cấu trúc của lập luận

Cuốn sách được chia thành bốn phần, mang tên Tinh túy, Khám phá, Loại bỏ và Thực thi. Đọc liền nhau, chúng tạo thành một trình tự. Trước hết, bạn làm rõ điều gì quan trọng. Kế đến, bạn mở rộng các lựa chọn trước khi cam kết. Sau đó, bạn loại bỏ những gì không thuộc về mình, và cuối cùng làm cho phần thiết yếu còn lại dễ được thực hiện. Thứ tự này là một phần của lập luận, vì mỗi bước chuẩn bị cho bước sau, và bỏ qua một bước thường khiến các bước sau thiếu nền tảng.

Tinh túy: chọn điều quan trọng

Phần đầu bàn về câu hỏi điều gì quan trọng nhất. Tinh thần tối giản được trình bày như một cách suy nghĩ hơn là một danh sách quy tắc, và cách suy nghĩ đó bắt đầu bằng việc thừa nhận không ai có thể làm mọi thứ. Nói “có” với một việc luôn đồng nghĩa với việc lặng lẽ nói “không” với việc khác, dù sự đánh đổi ấy chưa hiện ra rõ ràng khi bạn nhận lời.

Đây là nơi cái giá của việc nhận lời bừa bãi trở nên cụ thể. Mỗi nghĩa vụ thêm vào chiếm một phần sự chú ý, năng lượng và thời gian, và các phần ấy cộng dồn lại. Người đồng ý với mọi yêu cầu không hề hào phóng với những ưu tiên của mình. Họ đang trao những ưu tiên đó cho người hỏi tiếp theo.

Một minh họa giả định

Hãy tưởng tượng một trưởng nhóm nhận mọi sáng kiến mới từ đồng nghiệp vì mỗi việc nghe đều đáng giá. Sau vài tháng, nhóm làm nhiều dự án cùng lúc, và ít dự án được hoàn thành tốt. Vấn đề không nằm ở chất lượng của từng ý tưởng riêng lẻ. Vấn đề là thiếu một quyết định có chủ đích về việc vài ý tưởng nào xứng đáng nhận toàn bộ sự tập trung của nhóm.

Khám phá: mở rộng lựa chọn trước khi quyết định

Phần thứ hai chống lại một lối tắt đầy cám dỗ. Khi một lựa chọn xuất hiện, dễ nhất là chấp nhận phương án đầu tiên đủ ổn rồi đi tiếp. Khám phá yêu cầu nhìn rộng hơn trước. Trước khi quyết định điều gì thiết yếu, bạn cần thấy được phạm vi các khả năng, kể cả những khả năng chưa bao giờ được đưa ra vì không ai nghĩ đến.

Mục đích của việc khám phá không phải là tạo ra những cuộc cân nhắc vô tận. Mục đích là làm cho quyết định cuối cùng được đưa ra với đầy đủ thông tin. Một tập hợp lựa chọn hẹp thường cho kết quả hẹp, và quyết định vội vàng thường mang những chi phí chỉ lộ ra về sau.

• Hỏi có những lựa chọn nào trước khi đánh giá từng lựa chọn.
• Nhận ra khi danh sách khả năng bị định hình bởi thói quen thay vì mục đích.
• Cân nhắc đánh đổi của mỗi hướng đi, không chỉ sức hấp dẫn của nó.

Loại bỏ: bỏ đi những gì không thiết yếu

Phần thứ ba thường là phần khó nhất với người đọc, vì nó đòi hỏi bớt đi thay vì thêm vào. Loại bỏ nghĩa là buông bỏ những cam kết, công việc và thói quen không phục vụ điều thiết yếu mà bạn đã xác định. Việc loại bỏ luôn có chi phí. Có thể ai đó sẽ thất vọng, một lợi ích có thể mất đi, hoặc một thói quen dễ chịu phải thay đổi.

Vì việc loại bỏ có giá của nó, kỷ luật nằm ở chỗ làm cho những chi phí ấy hiện ra và quyết định chúng một cách có ý thức. Làm ít đi không giống với không làm gì. Nó đòi hỏi sẵn sàng từ chối những điều tốt để những điều tốt nhất nhận được sự chú ý thực sự.

Dành chỗ cho các đánh đổi

Hãy xét một người làm tự do giả định, quyết định bỏ một khách hàng trả thấp để giữ thời gian cho công việc phù hợp với thế mạnh của họ. Quyết định này làm giảm thu nhập trong ngắn hạn, nhưng cũng thay đổi những gì họ có thể làm trong tuần. Cả hai kết quả đều cần được đưa vào bức tranh. Một lần loại bỏ hữu ích sẽ cân nhắc tổn thất trước mắt với lợi ích tập trung lâu dài, thay vì coi lợi ích đó là miễn phí.

Thực thi: làm cho điều thiết yếu trở nên dễ dàng

Phần cuối biến quyết định thành hành động. Một lựa chọn thiết yếu mà khó thực hiện sẽ âm thầm trượt trở lại đống việc không bao giờ được làm. Vì vậy thực thi là định hình cách công việc diễn ra, sao cho điều thiết yếu là con đường ít cản trở nhất, chứ không phải gánh nặng thêm đè lên mọi thứ khác.

Điều này có nghĩa là chú ý đến những trở ngại nhỏ, bảo vệ thời gian cho công việc quan trọng và gỡ bỏ ma sát trong các thói quen hỗ trợ nó. Trọng tâm là làm cho điều đúng trở thành điều dễ, thay vì dựa vào ý chí để vượt qua một lịch trình chật kín mỗi ngày.

Điều đó trông như thế nào khi áp dụng

Một quản lý marketing giả định, đã quyết định rằng một chiến dịch là quan trọng nhất, có thể dành vài giờ đầu mỗi buổi sáng cho chiến dịch đó và chuyển việc kiểm tra email thường lệ sang khung giờ sau. Chiến dịch không thay đổi gì. Điều thay đổi là công việc thiết yếu giờ đã có một chỗ được bảo vệ để diễn ra.

Những hiểu lầm cần tránh

Tinh thần tối giản dễ bị hiểu sai thành lời kêu gọi làm càng ít càng tốt, hoặc giấy phép để bỏ qua trách nhiệm. Cả hai cách đọc đó đều không nắm được trọng tâm. Mục tiêu là hướng nỗ lực vào những gì thật sự xứng đáng, và điều đó có thể nghĩa là làm việc chăm chỉ với ít việc hơn. Cách tiếp cận này cũng không hứa rằng mọi quyết định sẽ hiển nhiên. Một số lựa chọn vẫn khó, và khung tư duy này nhằm làm cho những lựa chọn khó ấy rõ ràng hơn chứ không phải để xóa bỏ chúng.

Ai nên đọc

Cuốn sách phù hợp với những độc giả cảm thấy bị kéo căng bởi quá nhiều cam kết và nghi ngờ rằng sự bận rộn của mình không tạo ra kết quả tương xứng với công sức. Nó cũng hữu ích cho các quản lý muốn đội nhóm tập trung, và cho bất kỳ ai thấy khó nói “không”. Người đọc mong đợi một danh sách mẹo có thể thấy cuốn sách mang tính triết lý hơn là chiến thuật, nhưng ai sẵn sàng suy nghĩ kỹ về ưu tiên của mình sẽ tìm thấy một cấu trúc thực tế để làm việc cùng.

Một thực hành để thử trong tuần này

Chọn một tuần sắp tới và liệt kê mọi cam kết bạn đã nhận. Với mỗi việc, hãy tự hỏi một câu đơn giản: việc này có thiết yếu không, hay tôi đã nhận vì nghe có vẻ hay vào lúc đó? Đánh dấu những việc bạn sẽ không chọn lại nếu bắt đầu từ đầu. Sau đó, với một trong số đó, quyết định bạn sẽ giảm bớt hoặc từ chối ra sao, và ghi lại điều bạn có được về sự tập trung. Một buổi đánh giá ngắn mỗi tuần như vậy biến ý tưởng của cuốn sách thành thói quen bạn có thể giữ.