Make Time

Điểm nhấn là gì

Cuốn Make Time (tên đầy đủ: Make Time: How to Focus on What Matters Every Day) của Jake Knapp và John Zeratsky bắt đầu từ một tình huống quen thuộc với nhiều người bận rộn: ngày làm việc đầy tin nhắn, cuộc họp và những yêu cầu nhỏ, và đến tối công việc quan trọng vẫn chưa tiến thêm. Câu trả lời trung tâm của sách là điểm nhấn, tức một hoạt động bạn chọn mỗi ngày, viết ra và bảo vệ bằng cách ghi vào lịch.

Điểm nhấn có phạm vi được thu hẹp có chủ đích. Đó không phải danh sách mọi việc cần làm, cũng không phải việc duy nhất bạn làm trong ngày. Các bài điểm sách mô tả đây là một công việc cỡ vừa, khoảng 60 đến 90 phút, mang lại cảm giác hoàn thành hoặc niềm vui. Mục tiêu là có một khối thời gian có ý nghĩa để hoàn tất, thay vì một ngày mà việc nào cũng dang dở.

Vì sao chỉ chọn một việc? Một lựa chọn duy nhất tạo ra trọng tâm cho cả ngày. Khi phải chọn một hoạt động, bạn buộc phải tự hỏi việc nào sẽ có ý nghĩa nhất nếu được hoàn thành hôm nay. Câu hỏi này thường dễ trả lời vào buổi sáng hơn là khi đã năm giờ chiều và đà làm việc đã trôi sang hướng khác.

Khung bốn bước

Các bài điểm sách mô tả cách tiếp cận của cuốn sách gồm bốn bước: điểm nhấn, tập trung cao độ, nhìn lại và quản lý năng lượng. Cùng nhau, các bước này sắp xếp ngày làm việc xoay quanh sự tập trung thay vì một danh sách việc dài. Bước đầu tiên tạo điểm neo cho cả ngày. Các bước còn lại liên quan đến cách bạn tập trung, cách nhìn lại ngày đã qua và cách bạn quản lý năng lượng đưa vào công việc.

Nên đọc khung này như bộ câu hỏi gợi mở hơn là danh sách phải làm theo đúng thứ tự. Bạn có thể bắt đầu chỉ với điểm nhấn, rồi thêm các bước khác khi việc đầu tiên đã thành thói quen. Các bài điểm sách cũng ghi nhận rằng khung này nhẹ hơn những phương pháp quản lý công việc đầy đủ. Nó không yêu cầu bạn xây dựng một hệ thống lưu trữ và lập kế hoạch phức tạp, và đó chính là điểm hấp dẫn với những người từng bỏ cuộc vì các phương pháp nặng nề.

Bảo vệ sự tập trung mà không cần hệ thống cứng nhắc

Một ý tưởng xuyên suốt của sách là sự tập trung cần được bảo vệ, không chỉ được mong muốn. Ghi điểm nhấn vào lịch là một trong những cách đơn giản nhất để làm việc đó. Khi điểm nhấn nằm cạnh các cuộc họp, đồng nghiệp có thể thấy khoảng thời gian đó đã bận, và chính bạn cũng nhìn thấy khi lên kế hoạch cho phần còn lại của tuần.

Sách cũng coi năng lượng là một phần của kế hoạch. Có công việc cần đầu óc tỉnh táo, có công việc vẫn làm được khi đã mệt. Đặt điểm nhấn vào khoảng thời gian bạn thường suy nghĩ rõ ràng nhất là một điều chỉnh hợp lý, nhưng nên thử nghiệm xem nó có phù hợp với thói quen của mình hay không, thay vì cho là hiển nhiên.

Sự linh hoạt cũng quan trọng. Các bài điểm sách cho rằng cách tiếp cận này phù hợp với những độc giả thấy hệ thống nặng nề quá khó theo. Mục tiêu không phải là có những ngày hoàn hảo, mà là đưa ra một cam kết nhỏ, có thể lặp lại và vẫn giữ được ngay cả khi tuần làm việc rối ren.

Thử vài phương pháp thay vì áp dụng tất cả

Cuốn sách có rất nhiều phương pháp, và các bài điểm sách nhắc đến hơn 80 phương pháp. Một danh sách dài như vậy dễ tạo ấn tượng rằng muốn có một ngày tốt hơn, bạn phải áp dụng tất cả cùng lúc. Lời khuyên của các tác giả, theo cách các bài điểm sách phản ánh, đi theo hướng ngược lại: thử một vài phương pháp, quan sát điều gì thay đổi và chỉ giữ lại những gì thực sự giúp ích.

Hãy hình dung một quản lý đọc chương về bảo vệ thời gian và quyết định thay đổi mọi thứ trong một tuần: luật mới cho các cuộc họp, một ứng dụng quản lý công việc mới, thói quen buổi sáng mới và nghi thức nhìn lại mới. Nếu tuần đó không suôn sẻ, rất khó biết thay đổi nào gây ra vấn đề. Cách kiểm tra tốt hơn là chọn một phương pháp, áp dụng trong vài ngày và ghi lại xem điểm nhấn có được hoàn thành thường xuyên hơn không. Đây chỉ là ví dụ minh họa cho nguyên tắc chung.

Thử từng bước nhỏ cũng giúp bạn đánh giá ý tưởng của sách dễ dàng hơn. Bạn sẽ nhanh chóng biết phương pháp nào hợp với công việc, gia đình và tính cách của mình. Những phương pháp không hợp có thể bỏ đi mà không cần áy náy, còn những phương pháp hợp sẽ trở thành thói quen bạn thực sự duy trì.

Chỗ sách còn mỏng và phần quen thuộc

Đọc trung thực nghĩa là nhận ra giới hạn của sách. Nhiều bài điểm sách cho rằng nhiều ý tưởng sẽ quen thuộc với bất kỳ ai đã đọc về quản lý thời gian, lên lịch chặn giờ hay cách tập trung. Những độc giả đã có sẵn các thói quen này có thể thấy ít nội dung mới hơn họ mong đợi. Một số người khác lại đánh giá cao việc sách gom các ý tưởng quen thuộc thành một cấu trúc ngắn gọn, dễ dùng.

Ý kiến cũng khác nhau về mức độ cụ thể của khung bốn bước. Có độc giả thấy bốn bước rõ ràng và thực tế, còn có người thấy phần mô tả khá chung chung và để họ tự tìm ra chi tiết. Đây là một nhận xét công bằng cần ghi nhớ. Hãy xem khung này là điểm xuất phát và chuẩn bị tinh thần xây dựng phiên bản riêng của bạn.

Có hai cách dùng cuốn sách. Bạn có thể đọc nó như một kế hoạch đầy đủ và làm theo trình tự. Hoặc bạn có thể xem nó như tập hợp các điểm xuất phát, lấy điểm nhấn và có thể một ý tưởng khác, còn lại để sang một bên. Cách thứ hai đặc biệt phù hợp với người đã có sẵn một vài thói quen.

Cuốn sách phù hợp với ai

Cuốn sách hợp với những người cuối ngày cảm thấy việc quan trọng chưa được tiến triển, nhưng lại thấy các hệ thống phức tạp khó duy trì. Nó cũng phù hợp với ai muốn thử vài thay đổi nhỏ để tìm cách dùng thời gian hợp với mình.

Thực hành cho tuần này

Với mỗi ngày làm việc trong tuần tới, hãy chọn một điểm nhấn. Giữ lựa chọn ở mức vừa phải: một việc khoảng 60 đến 90 phút, và nếu chỉ hoàn thành được việc đó, bạn vẫn cảm thấy ngày làm việc có ý nghĩa.

• Mỗi tối, chọn điểm nhấn cho ngày mai và viết ra trong một câu.
• Trước khi nhận cuộc họp mới vào khung giờ đó, ghi điểm nhấn vào lịch thành một khối có tên rõ ràng.
• Cuối ngày, ghi ngắn gọn xem điểm nhấn có được thực hiện không và điều gì đã cản trở.
• Trong tuần, chỉ thay đổi một điều trong thói quen của bạn.

Cuối tuần, hãy xem lại ghi chú. Nếu điểm nhấn được thực hiện trong hầu hết các ngày, hãy giữ thực hành này và cân nhắc thêm một phương pháp khác từ sách. Nếu không, hãy tìm quy luật, chẳng hạn một cuộc họp cụ thể hoặc một khung giờ nhất định, trước khi thay đổi thêm điều gì khác.