Slow Productivity

Ai cũng từng có một ngày bận rộn đến mức cuối ngày vẫn thấy công việc chưa xong như mong đợi. Cuốn Slow Productivity của Cal Newport, xuất bản năm 2024 bởi Portfolio (Penguin), nghiêm túc nhìn vào trải nghiệm này và đặt một câu hỏi thẳng thắn: nếu cảm giác bận rộn chính là vấn đề thì sao? Phụ đề Nghệ thuật đã thất truyền để đạt thành tựu mà không kiệt sức cho thấy mục tiêu của sách. Sách ít quan tâm đến việc nhét thêm việc vào mỗi giờ hơn là thay đổi cách hiểu về thế nào là công việc tốt.

Vì sao vẻ bận rộn không đồng nghĩa với kết quả

Điểm xuất phát của cuốn sách là nhận xét về công việc tri thức hiện đại. Nhiều vị trí đã dần nghiêng về những hoạt động trông có vẻ hiệu quả, như tin nhắn liên tục, cuộc họp lấp đầy lịch và chuỗi yêu cầu nhỏ nối tiếp nhau. Những người phê bình gọi hiện tượng này là năng suất giả, tức là công việc phát đi tín hiệu nỗ lực nhưng tạo ra ít giá trị. Vì các tín hiệu này rất dễ nhìn thấy, chúng dần thay thế chính những kết quả lẽ ra phải đo lường.

Lời đáp của Newport không phải là làm việc chăm hơn trong cùng những thói quen cũ. Thay vào đó, sách đề xuất một triết lý chậm rãi hơn, hỏi công việc phục vụ điều gì, cần bao nhiêu phần việc là thiết yếu và làm thế nào để làm chúng một cách cẩn trọng. Trọng tâm chuyển từ đo nỗ lực sang đánh giá kết quả.

Cách nhìn này hữu ích ngay cả với người chưa bao giờ nghĩ về năng suất như một triết lý. Nếu một ngày được tổ chức quanh việc phản hồi thật nhanh, có thể sẽ không còn chỗ cho suy nghĩ. Sách mời người đọc nhận ra căng thẳng đó và xem nó là vấn đề nghiêm túc, chứ không phải lỗi của cá nhân.

Ba nguyên tắc và cách chúng bổ trợ nhau

Trung tâm của cuốn sách là ba nguyên tắc. Chúng đơn giản khi nêu ra, nhưng phụ thuộc lẫn nhau. Nguyên tắc thứ nhất là làm ít việc hơn. Nguyên tắc thứ hai là làm việc với nhịp độ tự nhiên. Nguyên tắc thứ ba là chăm chút chất lượng. Cùng nhau, chúng mô tả một cách làm việc bớt chen chúc, bớt vội vàng và quan tâm hơn đến tiêu chuẩn của thành phẩm.

Làm ít việc hơn

Nguyên tắc đầu tiên nhắm vào tình trạng quá tải. Khi quá nhiều dự án tranh giành sự chú ý, mỗi dự án chỉ nhận được những mảnh tập trung rời rạc và chất lượng thường giảm. Làm ít việc hơn nghĩa là chủ động giới hạn các cam kết để phần việc còn lại được làm đúng cách. Đây là nguyên tắc của sự cắt giảm, và thường là loại lời khuyên khó thực hành nhất vì nó đòi hỏi biết nói không.

Làm việc với nhịp độ tự nhiên

Nguyên tắc thứ hai khuyến khích người đọc cưỡng lại sự tăng tốc liên tục mà văn hóa bận rộn tạo ra. Nhịp độ tự nhiên là nhịp mà một người có thể duy trì lâu dài mà không coi mỗi giờ là một tình huống khẩn cấp. Điều này không có nghĩa là làm chậm vì chậm. Mục tiêu là điều chỉnh nỗ lực theo nhu cầu thực sự của công việc, để sự gấp gáp chỉ dành cho những việc thật sự gấp.

Chăm chút chất lượng

Nguyên tắc thứ ba trao cho hai nguyên tắc kia mục đích. Nếu đích đến là thành tựu thay vì sự bận rộn, chất lượng của sản phẩm trở thành thước đo trung tâm. Làm ít việc hơn và giữ nhịp độ tự nhiên tạo ra khoảng trống để mỗi phần việc thực sự tốt. Theo nghĩa đó, chất lượng là phép thử quyết định việc nào xứng đáng có chỗ trong đời làm việc.

Làm việc với nhịp độ tự nhiên mà không trở nên trì trệ

Một lo ngại thường gặp là làm chậm có thể trở thành cái cớ để buông lơi. Người đọc có thể sợ rằng nhịp độ tự nhiên đồng nghĩa với làm ít hơn và quan tâm ít hơn. Các nguyên tắc được xây dựng để trả lời đúng lo ngại này. Ở đây, sự chậm rãi là vấn đề của nhịp điệu và sự chú ý, không phải là né tránh trách nhiệm. Một người làm việc với nhịp độ tự nhiên vẫn có thể đáp ứng hạn chót, và thường đáng tin cậy hơn vì công việc được lên kế hoạch thay vì phản ứng theo từng đợt.

Câu hỏi thực tế là làm sao nhận ra nhịp độ tự nhiên của chính mình. Điều này ít liên quan đến một tốc độ cố định và nhiều hơn đến việc nhận ra khi công việc trở nên gấp gáp vì những lý do không phục vụ kết quả. Nếu nhịp độ bị quyết định bởi những đợt gián đoạn liên tiếp chứ không phải bởi yêu cầu của công việc, nhịp độ đó nhiều khả năng không phải tự nhiên.

Hãy hình dung một quản lý dự án dành phần lớn buổi chiều để trả lời tin nhắn giữa các cuộc họp. Công việc không thay đổi, nhưng ngày nào cũng kết thúc với cảm giác còn dang dở. Áp dụng ý tưởng nhịp độ tự nhiên có nghĩa là gom những việc đòi hỏi nhiều nhất vào các khoảng thời gian được bảo vệ, và xử lý tin nhắn thường lệ vào những thời điểm đã định. Tổng nỗ lực có thể vẫn tương tự, nhưng chất lượng của sự chú ý sẽ khác đi.

Chất lượng như tiêu chí quyết định điều nên giữ lại

Chất lượng vừa là mục tiêu vừa là một cái lọc. Khi cần quyết định một việc có đáng tiếp tục chiếm thời gian hay không, một câu hỏi hữu ích là liệu làm việc đó thật tốt có thay đổi kết quả một cách đáng kể hay không. Việc không thể làm tốt vì bị trải quá mỏng là ứng viên để cắt bỏ hoặc hoãn lại. Việc đủ quan trọng để được làm tốt xứng đáng có một vị trí được bảo vệ trong lịch làm việc.

Cách tiếp cận này đảo ngược một thói quen phổ biến. Nhiều người đánh giá công việc bằng tốc độ hoàn thành hoặc số lượng có thể nhét vào một ngày. Trọng tâm của sách hướng ngược lại: bắt đầu từ tiêu chuẩn của thành phẩm, rồi quyết định cần bao nhiêu hoạt động xung quanh để đạt tới tiêu chuẩn đó.

Chất lượng cũng định hình cảm giác tiến bộ của chính người làm việc. Công việc làm cẩn thận thường dễ đứng vững hơn, và sự tự tin đó có thể giảm bớt lo âu nền khi danh sách việc quá dày. Theo nghĩa này, nguyên tắc vừa hỗ trợ sản phẩm tốt hơn, vừa hỗ trợ một đời làm việc bình tĩnh hơn.

Những chỗ khó áp dụng và cách điều chỉnh

Không phải người đọc nào cũng thấy các ý tưởng dễ dùng như nhau. Một số nhà phê bình nhận định cuốn sách ít mang tính cách mạng hơn một tác phẩm nổi tiếng khác về sự tập trung, và ghi nhận rằng một vài lời khuyên khó áp dụng hơn ở những công việc người làm ít kiểm soát lịch trình hoặc khối lượng việc. Người có lịch do người khác sắp đặt, hoặc vai trò phụ thuộc vào việc phản hồi các yêu cầu khi chúng đến, có thể thấy nguyên tắc thứ nhất không đơn giản chỉ là chọn khác đi.

Hạn chế đó không làm cho các ý tưởng trở nên vô dụng. Nó cho thấy chúng cần được điều chỉnh. Người làm việc ở vị trí ít tự chủ có thể bắt đầu bằng những thay đổi nhỏ nằm trong tầm kiểm soát, chẳng hạn cách nhóm các việc tương tự, lúc nào dành thời gian cho công việc cần sự cẩn trọng, hoặc cách trao đổi về năng lực của mình với cấp quản lý. Mục tiêu là tiến dần về các nguyên tắc thay vì cố thay đổi toàn bộ cùng lúc.

Hãy xét một trợ lý hành chính nhận yêu cầu từ nhiều đồng nghiệp suốt cả ngày. Rút lui hoàn toàn khỏi việc phản hồi là không thực tế. Một thử nghiệm khả thi hơn có thể là thống nhất với người quản lý về hai khung giờ làm việc tập trung mỗi ngày, trong khi vẫn giữ các kênh khẩn cấp mở. Nguyên tắc được điều chỉnh để phù hợp với ràng buộc, thay vì bị gạt bỏ chỉ vì ràng buộc tồn tại.

Ai nên đọc và một thực hành cho tuần này

Cuốn sách phù hợp với những người cảm thấy ngày làm việc đầy ắp nhưng không thỏa mãn, và nghi ngờ rằng vấn đề không nằm ở thiếu kỷ luật. Sách cũng hữu ích cho các quản lý muốn suy nghĩ về cách đội nhóm dành thời gian, và cho bất kỳ ai bắt đầu đo tuần làm việc bằng số việc đã đóng thay vì chất lượng của thứ đã làm ra.

Ai tìm một bộ mẹo nhanh có thể thấy cuốn sách mang tính suy ngẫm hơn là thực tiễn. Điểm mạnh của nó nằm ở việc thay đổi câu hỏi bạn đặt ra về công việc, và sự thay đổi đó theo thời gian sẽ tạo ra những điều chỉnh thực tế.

Một thực hành đáng thử trong tuần này rất đơn giản. Chọn một việc bạn đang làm một cách vội vàng. Trước khi bắt đầu, hãy xác định kết quả chất lượng cao trông như thế nào và dành cho việc đó một khối thời gian được bảo vệ. Cuối tuần, hãy để ý xem kết quả có khác với sản phẩm thường ngày của bạn không, và phần còn lại của tuần có bớt chật chội hơn không.