Effortless

Vì sao nỗ lực không phải là mục tiêu

Nhiều người được dạy rằng tiến bộ đến từ việc cố gắng hơn nữa. Làm việc nhiều giờ, ý chí bền bỉ và guồng quay bận rộn không ngừng thường được xem là cái giá phải trả để hoàn thành những việc quan trọng. Effortless của Greg McKeown thách thức giả định đó. Luận điểm trung tâm của sách là những điều thiết yếu trong cuộc sống hay sự nghiệp nên được làm cho dễ thực hiện hơn, thay vì để chúng phụ thuộc hoàn toàn vào nỗ lực và sự hối hả.

Đây là sự thay đổi trọng tâm. Thay vì hỏi làm sao để vượt qua một công việc khó, cuốn sách hỏi làm sao để định hình công việc, môi trường xung quanh và thói quen hằng ngày sao cho hành động đúng đắn trở nên tự nhiên. Nỗ lực vẫn có vai trò, nhưng không còn được xem là động lực chính của tiến bộ.

Sách được đặt như một cuốn đồng hành với nội dung về việc chọn lọc điều quan trọng nhất. Khi đã chọn được điều cần làm, câu hỏi tiếp theo là làm sao để việc đã chọn bớt hao mòn sức lực khi thực hiện. Chính câu hỏi này là nơi các ý tưởng trong sách phát huy tác dụng.

Ba phần của khuôn khổ

Cách tiếp cận này có thể được hiểu qua ba phần liên kết: trạng thái nhẹ nhàng, hành động nhẹ nhàng và kết quả nhẹ nhàng. Mỗi phần nhìn vào một giai đoạn khác nhau của việc hoàn thành công việc. Trạng thái nói về điều kiện mà người ta làm việc trong đó, hành động nói về cách các bước thiết yếu được thực hiện, còn kết quả nói về những gì đến sau đó.

Giữ cả ba phần trong tầm nhìn giúp tránh một lỗi phổ biến. Nhiều người cố cải thiện năng suất bằng cách chỉ thay đổi một thứ, chẳng hạn lịch trình hoặc danh sách việc cần làm, và bỏ qua việc mình có đủ nghỉ ngơi và tập trung khi bắt đầu hay không. Khuôn khổ này mời gọi một cái nhìn rộng hơn.

Trạng thái nhẹ nhàng: nghỉ ngơi, sự thanh thoát và sự hiện diện

Phần đầu tiên liên quan đến trạng thái mà người ta làm việc. Trạng thái nhẹ nhàng là khi đầu óc đủ nghỉ ngơi để nhận ra điều quan trọng, cơ thể không luôn căng thẳng, và sự chú ý hiện diện ở đây và bây giờ thay vì bị phân tán bởi nhiều đòi hỏi nhỏ. Người bắt đầu ngày với tinh thần kiệt quệ có thể thấy cả những việc nhỏ cũng nặng nề, trong khi người cảm thấy ổn định có thể làm những việc tương tự với ít căng thẳng hơn.

Điều này làm mới lại các lời khuyên về năng suất. Trước khi thêm một kỹ thuật khác, nên hỏi xem điểm xuất phát đã ổn chưa. Giấc ngủ, nhịp độ và lượng tiếng ồn nền trong ngày đều ảnh hưởng đến mức độ cản trở mà mỗi hành động sau đó tạo ra.

Hãy xem một ví dụ hoàn toàn giả định. Một quản lý dự án kiểm tra tin nhắn ngay khi thức dậy có thể dành giờ đầu tiên để phản ứng với ưu tiên của người khác. Nếu thay vào đó, cô bắt đầu bằng một khoảng thời gian ngắn và yên tĩnh trước khi mở hộp thư, cùng một báo cáo có thể cảm thấy nhẹ hơn nhiều khi cô quay lại làm vào cuối ngày. Báo cáo không thay đổi gì. Chỉ có trạng thái cô mang đến cho nó là khác đi.

Làm cho hành động thiết yếu dễ dàng hơn

Phần thứ hai chuyển từ trạng thái sang hành động. Khi đã biết công việc nào là thiết yếu, mục tiêu là làm cho công việc đó dễ bắt đầu và dễ tiếp tục. Con người có xu hướng né tránh những việc khiến họ nặng nề, nên một việc có cảm giác nhẹ nhàng sẽ có khả năng được hoàn thành cao hơn nhiều.

Trên thực tế, điều này có thể nghĩa là giảm số bước cần thiết để bắt đầu, chuẩn bị sẵn tài liệu, hoặc gỡ bỏ những trở ngại khiến bước đầu tiên có vẻ tốn kém. Mục tiêu không phải là làm mọi việc trở nên tầm thường. Mục tiêu là loại bỏ những cản trở không cần thiết khỏi công việc quan trọng nhất.

Đây là một minh họa giả định khác. Giả sử một người muốn viết đều đặn nhưng cứ trì hoãn. Mỗi lần mở một tài liệu trắng, tìm chủ đề và quyết định hình thức đều tạo ra ba rào cản nhỏ. Nếu người đó chuẩn bị sẵn một mẫu đơn giản, giữ một danh sách ý tưởng ngắn và dành cùng một khung giờ mỗi tuần, việc viết sẽ trở thành sự tiếp nối thay vì một quyết định mới. Nội dung viết vẫn vậy. Chỉ có con đường dẫn đến nó là trơn tru hơn.

Một số thói quen thường hữu ích khi áp dụng phần này:

• Chuẩn bị môi trường trước khi bắt đầu, để bước đầu tiên đã sẵn sàng.
• Thu nhỏ điểm khởi đầu của công việc cho đến khi việc bắt đầu gần như tự động.
• Quyết định một lần rồi tái sử dụng, thay vì quyết định lại mỗi lần.
• Nhận ra những trở ngại thường xuyên khiến mình dừng lại, và xử lý chúng trước.

Tạm hoàn thành: đủ tốt rồi tinh chỉnh sau

Một ý tưởng liên quan chặt chẽ là trạng thái tạm hoàn thành. Chủ nghĩa cầu toàn có thể khiến công việc kéo dài vô tận, vì mỗi phiên bản dường như cần thêm một vòng đánh bóng trước khi chia sẻ hoặc sử dụng. Cách khác là đưa công việc đến mức chuẩn đủ tốt, xem nó là hoàn thành ở hình thức hiện tại, và quay lại tinh chỉnh sau nếu cần.

Điều này không có nghĩa là hạ thấp tiêu chuẩn mãi mãi. Nó có nghĩa là tách giai đoạn hoàn thành một việc khỏi giai đoạn cải thiện việc đó. Một bản nháp đã tồn tại có thể được cải thiện, còn một bản nháp hoàn hảo nhưng không bao giờ rời khỏi bàn làm việc thì chẳng giúp ích cho ai.

Hãy hình dung một nhóm giả định đang chuẩn bị một bài thuyết trình nhỏ. Nếu mỗi slide phải hoàn hảo trước khi nhóm chuyển sang việc khác, công việc có thể đình trệ nhiều ngày. Nhưng nếu nhóm thống nhất một phiên bản đủ tốt, chia sẻ để lấy ý kiến và sau đó tinh chỉnh những phần quan trọng nhất, kết quả thường mạnh hơn và đến đích sớm hơn.

Khi cách tiếp cận khó áp dụng, và cách điều chỉnh

Không phải tình huống nào cũng khớp gọn gàng với khuôn khổ này. Một số trách nhiệm thực sự nặng nề, có những việc không thể nhẹ đi dù được sắp xếp khéo léo đến đâu, và có những giai đoạn cuộc sống mang áp lực lớn hơn mọi thói quen có thể gánh nổi. Người đọc không nên kỳ vọng rằng làm mọi thứ dễ dàng hơn sẽ xóa bỏ hết mọi khó khăn.

Một cách điều chỉnh hợp lý là bắt đầu từ việc nhỏ. Chọn một công việc thiết yếu, áp dụng một thay đổi cho nó và quan sát điều gì xảy ra trong một hai tuần. Giữ lại những thay đổi thực sự giảm bớt cản trở, và bỏ những thay đổi chỉ làm tăng thêm sự phức tạp. Vì cách tiếp cận này mang tính cá nhân, câu trả lời phù hợp cho một người cha người mẹ, một sinh viên và một chủ doanh nghiệp sẽ khác nhau.

Cũng nên thành thật về sự khác biệt giữa việc loại bỏ cản trở không cần thiết và việc né tránh công việc khó nhưng quan trọng. Làm cho con đường đến một cuộc trò chuyện khó khăn trở nên dễ dàng hơn có thể là khôn ngoan. Nhưng lấy sự dễ dàng làm cớ để không bao giờ có cuộc trò chuyện đó thì không phải. Phép thử thực sự là công việc thiết yếu có thực sự được hoàn thành hay không.

Kết quả nhẹ nhàng

Phần thứ ba liên quan đến kết quả. Khi trạng thái đã ổn định và các hành động thiết yếu dễ thực hiện hơn, kết quả có thể đến với ít căng thẳng hơn. Kết quả vẫn quan trọng, và công việc vẫn cần sự chú ý, nhưng mối quan hệ giữa nỗ lực và đầu ra thay đổi. Tiến bộ trở nên ổn định hơn và ít phụ thuộc vào những đợt hối hả dồn dập.

Đây là mô tả cách tiến bộ cảm nhận theo thời gian, chứ không phải lời hứa về kết quả tức thì. Những cải thiện nhỏ và lặp lại về trạng thái và hành động có xu hướng cộng dồn lên nhau, vì thế các ý tưởng này nên được đánh giá qua nhiều tuần thay vì một buổi chiều.

Ai nên đọc cuốn sách này

Những người cảm thấy bận rộn nhưng không hiệu quả, những người mệt mỏi vì đo thành công bằng mức độ vất vả, hoặc những người đã biết điều gì quan trọng nhưng khó bắt tay vào làm, có khả năng thấy các ý tưởng này hữu ích. Cuốn sách cũng phù hợp với người quan tâm đến sự tập trung và sắp xếp ưu tiên, muốn có cách thực tế để giảm cản trở thay vì chỉ tăng thêm kỷ luật.

Thực hành trong tuần này

Hãy thử bài thực hành đơn giản sau trong bảy ngày tới. Chọn một công việc mà bạn biết là thiết yếu nhưng cứ trì hoãn. Viết ra bước đầu tiên cần làm để bắt đầu. Chuẩn bị mọi thứ bước đó cần, và đặt một thời điểm cụ thể để bắt đầu. Trước khi bắt tay vào làm, dành một phút để nhận ra trạng thái của mình: bạn đã nghỉ ngơi, minh mẫn và hiện diện, hay đang rời rạc và căng thẳng? Điều chỉnh nếu cần, rồi bắt đầu.

Vào cuối tuần, hãy nhìn lại trải nghiệm. Việc bắt đầu có cảm thấy nhẹ hơn thường lệ không? Bạn có hoàn thành một phiên bản đủ tốt để sau này tinh chỉnh không? Viết ra một thay đổi nên giữ và một thay đổi nên bỏ, rồi lặp lại bài thực hành với công việc thiết yếu tiếp theo.